Design Sprint – Miten suunnitteluprosessin kompakti toteutus tuottaa parempia tuloksia?

Kirjoittaja: Julia Sand 16.09.2019

 

Oli kyse sitten verkkopalvelusta tai mainoskampanjasta käynnistetään ne usein tapaamisen muodossa. On sanomattakin selvää, että on hyödyllistä istua alas kaikkien niiden tahojen kanssa, jotka asiakkaan puolelta työhön vaikuttavat ja taustoittaa projekti huolellisesti. Organisaatiot ovat kuitenkin usein rakenteeltaan niin monimutkaisia, että yksittäinen palaveri ei välttämättä sittenkään riitä siihen, että kaikki tarpeet käyvät selville ja yhteisymmärrys löytyy. Aina jotakin ymmärretään väärin tai jotakin ei muisteta mainita. Mitä enemmän tapaamisia kertyy, sitä huonommin projektin alkupään asioita muistetaan. Monesti ulkopuolelta ostetut kehitysprojektit jäävät yrityksissä asiakasprojektien jalkoihin, kun aikataulut kiristyvät.

Mitä jos koko suunnitteluprojekti tiivistettäisiin kouralliseen perättäisiä työpäiviä ja suunnitteluun panostettaisiin etukenoisesti heti projektin alussa?

Intensiivisten työpajojen, niin sanotun Sprint-mallin, jalkautuminen suunnittelutoimistoihin on seurausta etenkin pioneerien Jake Knapp, John Zeratsky ja Braden Kowitz julkaisemasta kirjasta SPRINT – How to solve big problems and test new ideas in just five days. Kirja esittelee kompaktin tavan luoda ja testata ideoita ja tuotteita – niin digitaalisia kuin mitä tahansa muitakin – viiden päivän intensiivisellä työpajamallilla. Esimerkiksi nykytoimistojen perustyökalustoon vakiintunut Slack on kulkenut alkuvaiheessaan läpi kirjan esittelemän sprintin. Kirjan malli on ollut usean UX-osaajan huulilla ja luonut jo uusia käytäntöjä suunnitteluun.

Miksi suunnittelusprintti on sitten päässyt valokeilaan ja saavuttanut suunnittelijoiden ja teknisen alan yritysten kesken niin paljon suosiota? Omakohtaisten kokemuksiemme mukaan ainakin näistä neljästä syystä:

1. Yksinkertaisinkn prototyyppi tuottaa arvokkaita oivalluksia

Yksi keskeisimmistä SPRINT-kirjan ajatuksista on se, että jo hyvin kömpelöilläkin malleilla tehdyissä testauksissa syntyy tärkeää ymmärrystä tuotteen käytöstä ja kehitystarpeista. 

Kun ajatus tuotteesta on olemassa, kannattaa sen ominaisuuksia lähteä heti tuomaan oikeaan maailmaan. Perinteinen suunnitteluprosessi, jossa tuote hiotaan yhtiön sisällä vallitsevassa kuvitteelisessa ideaaliympäristössä lähes valmiiksi ennen testausta saattaa osoittautua kalliiksi virheaskelmaksi, joka olisi voitu huomata jo heti kehityksen alkumetreillä. Ääriesimerkki siitä, kuinka yksinkertainen prototyyppi voi tuottaa relevanttia tietoa löytyy esimerkiksi älypuhelinten historiasta – alkuaikoina yritykset tekivät käytön testausta käyttäen kännykän sijasta puupalikkaa

Myös kommunikointi muiden tuotteen ominaisuuksien määrittämisestä tukee ajatusta intensiivisestä alkupään työstöstä ja mahdollisimman nopeasta tuotteen prototyyppistä. Kaikki suunnittelijat tunnistavat tilanteen, jossa työn tilaaja ei osaa sanoa tarkalleen mitä haluaa, mutta tietää hyvin mitä ei halua. On järkevää pyrkiä mahdollisimman nopeasti vaiheeseen, jossa konkreettinen versio tuotteesta on olemassa – asiakkaan on huomattavasti helpompi kommentoida jotakin jo olemassa olevaa, kuin hajanaisia ilmassa leijuvia ajatuksia.

2. Kommunikaatio toimii!

Kun kaikki keskittyvät työstämään suunnitelmia saman pöydän ääressä tieto välittyy helposti ja asioita ei unohdu.

On varsin tavallista, että projektit pitkittyvät. Kiireisissä yrityksistä ulkopuolelta ostetun projektin läpivienti, joka ei sellaisenaan varsinaisesti tuota heti voittoa, saattaa monesti olla tärkeysjärjestyksessä toisella sijalla. Joskus viestien ja vastausten välillä saattaa kulua päiväkausia. Mitä hitaampi ja pidempi projekti on, sitä enemmän informaatiota katoaa matkan varrelle – sovittuja asioita unohtuu, jokin oleellinen asia jää miettimättä tai henkilö, jonka käsien läpi lopullisten päätöksien pitää kulkea, katoaa näyttämöltä ja palaa vaatimaan muutoksia, kun työ on jo toteutusvaiheessa.

“IBM:än sisäisen suunnittelumallin muuttamisen todettiin kutistavan suunnittelu- ja toteutusvaihetta jopa 75 %, pudottaen projektiin kuluvaa aikaa kahdeksasta kuukaudesta 3-4 kuukauteen.”

Kun suunnitteluvaihe kutistetaan mahdollisesti kuukausien mittaisista maratoneista muutaman päivän intensiiviseksi sprintiksi, on asiakkaan helpompi aikatauluttaa projektin suunnitteluun pistettävä aika omaan kalenteriinsa. Johdonmukainen malli systemaattiseen ideointiin ja hyvin suunnitellut tehtävät pitävät huolen siitä, että kaikki oleellinen saadaan kartoitettua parissa päivässä. Kun pöytään on saatu haalittua työpajan ajaksi kaikki suunnitteluun vaikuttavat tahot, ovat päätöksiä tekevät ihmiset helposti saatavilla. Tieto siitä miksi ja miten asiat ovat suunniteltu sellaisiksi kuin ne ovat pysyvät suunnitteluprosessin ajan kaikkien mielessä.

Mallin tehokkuus ei jää vain hypoteettiseksi teorisoinniksi vaan siitä on myös mustaa valkoisella. Intensiivisten työpajojen puolesta puhuu esimerkiksi IBM:n selvitys, jossa IBM:än sisäisen suunnittelumallin muuttamisen todettiin kutistavan suunnittelu- ja toteutusvaihetta jopa 75 %, pudottaen projektiin kuluvaa aikaa kahdeksasta kuukaudesta 3-4 kuukauteen.  

3. Hierarkiat väistyvät ideoiden tieltä

Työpajan systemaattisesti suunnitellut tehtävät antavat vaikutusväyliä suunnitteluun kaikille taustaan katsomatta.

Sprintin työpajat pohjautuvat erilaisiin tehtävänantoihin, jotka houkuttelevat pohtimaan tuotteen kehitystä monesta eri näkökulmasta; ideoita kirjataan lapuille, etsitään benchmarkkeja ja luonnostellaan toteutustapoja. Tehtävät on suunniteltu niin, että ideoiden tuottaminen ja läpikäyminen on nopeaa. Koska kaikki työpajaan osallistuvat ottavat osaa ideoiden tuottamiseen roolistaan ja taustastaan riippumatta, on työpajan tehtävien tuloksena runsas määrä erinäköisiä ratkaisuja ja huomioita erilaisista näkökulmista.

Kaikilla osallistujilla on tehtäviä läpikäytäessä yhtä paljon aikaa puhua, ja kaikkien myös pitää esitellä omat aikaansaannoksensa. Osana prosessia jokaisen pitää vuorollaan tuottaa ideoita tai antaa toisten ideoista rakentavaa kritiikkiä, jolloin ideoiden tai kritiikin esittäjän aseman merkitys ääneen pääsemisessä vähenee. Monissa tehtävissä ratkaisut ja päätöksenteko etäännytetään myös niitä esittävistä ihmisistä – esimerkiksi osassa tehtävistä lapuille kirjataan nimettöminä ideoita ja niitä äänestetään anonyymisti tarroilla. Näin saadaan hyvin minimoitua se, että tärkeät huomiot tai hyvät ideat jäisivät sanomatta esimerkiksi ujouden, kokemattomuuden, päällepäsmäröinnin tai muun ryhmän dynamiikkaan liittyvän syyn takia. 

“Koska kaikki työpajaan osallistuvat ottavat osaa ideoiden tuottamiseen roolistaan ja taustastaan riippumatta, on työpajan tehtävien tuloksena runsas määrä erinäköisiä ratkaisuja ja huomioita erilaisista näkökulmista.”

Tärkeä huomio on kuitenki se, että kaikissa projektin vaiheissa on aina nimetty päättäjä, joka ratkaisee ristiriitaisemmissa tilanteissa miten edetään. Näin vältetään eteenpäin pääsemisen tahmeus, joka on aina hajautetun päätöksenteon sudenkuoppa. Kokonaisuudessaan sprintin työtavat siis tuovat demokratiaa ideointiin ja ajatukset pääsevät kilpailemaan tasavertaisemmin, mutta valmiiden, ennalta sovittujen vaikuttamismallien ansiosta päätöksenteko sujuu jouhevasti.

4. Asiakas kokee omistajuutta suunnittelusta

Kaikki tiimiläiset sekä asiakkaan, että palveluntuottajan yrityksestä ymmärtävät miten ja miksi asiat on suunniteltu sellaisiksi kuin ne ovat, kun suunnitelmat on työstetty saman pöydän ääressä. 

Perinteisessä projektimallissa suunnittelijat tuottavat ideoita ja asiakkaat antavat niistä kommentteja ja kritiikkiä. Työpajamalli rikkoo tämän asetelman ja kutsuu asiakkaat mukaan suunnittelemaan, ei vain kriitikon saappaissa. Kaikki istuvat saman pöydän ääreen yhtenä tiiminä, eikä työtä tehdä kahtena erillisenä joukkueena. Kun ratkaisut on löydetty yhdessä, kokevat kaikki ne omakseen. 

Usein myös erillisten työpöytien mallissa vaihdetaan paljon ajatuksia ja tietoa, jotka vaikuttavat päätöksiin mutta joita ei aina avata toisen puolen tiimille. Tehtyjä ratkaisuja ei välttämättä aina ymmärretä, kun prosessi ei ole läpinäkyvä. Kun työstö tehdään yhdessä ja kaikki ratkaisut selitetään auki, tulee asiantuntijuus asiakkaan saataville. Tärkeää informaatiota ei myöskään jää mottiin asiakasyritykseen – sen sijaan että kritiikki tuntuisi vain irrallisilta kommenteilta, suunnittelijatkin ymmärtävät juurisyyt sille, miksi jotakin halutaan tehtävän juuri tietyllä tavalla.

Kun päätökset ja suunnitelmat ymmärretään kokonaisvaltaisesti kummallakin puolella, on kaikkien myös helpompi seisoa niiden takana.  

Testasimme Agendalla SPRINT-kirjan mallista mukailtua kolmen päivän työpajaa, jossa suunnittelimme verkossa toimivan applikaation. Osan sprintistä työskentelimme yhdessä asiakkaan kanssa, osa toteutettiin suunnittelijatiimin keskinäisenä työskentelynä. Sprint käsitteli ensimmäisenä päivänä taustoituksen ja referenssien etsinnän, toisena päivänä palvelun luonnostelun ja prototyypin rakennuksen ja kolmantena päivänä prototyypin testauksen ja hionnan. Palvelun keskeisimpien elementtien suunnitteluosuus saatiin valmiiksi työviikon loppuun mennessä.

Sprinttimallin testaaminen oli onnistunut ja asiakas oli erittäin tyytyväinen lopputulokseen. Tehtävät houkuttelivat osallistujatiimistä esiin tehokkaasti paljon toimivia ratkaisuja ja ideoita. Huomattavan lyhyessä ajassa saimme kartoitettua kattavasti tuotteen taustaa ja työstettyä asiakkaalle prototyyppin, joka auttaa häntä tuotekehityksen seuraavissa vaiheissa. Työpajamallia tullaan varmasti tämän pohjalta soveltamaan Agendalla myös tulevaisuudessa. 

Avainsanat: , , , , , ,

Julia on UX/UI-suunnittelija, jonka tausta on graafisessa suunnittelussa. Hän tekee laajasti erilaista visuaalista viestintää ja on kiinnostunut käytettävyyden ja käyttökokemuksen tutkimuksesta.

Lue seuraava blogikirjoitus:

Digitaalisen palvelun käytettävyystestaus - mitä, miksi ja miten?

Kirjoittaja: Joni Virtanen 08.08.2019