Opas: Onnistu verkkosivu-uudistuksessa

Verkkosivut ovat liukuva käsite. Ne voivat olla pieniä tai suuria, yksinkertaisia tai monimutkaisia, valmistua liukuhihnalta tai olla täysin räätälöityjä. Tämän oppaan tarkoituksena on antaa eväitä projektiin, jossa luodaan uusi verkkosivu tai uudistetaan olemassa oleva.

Onnistu verkkosivu-uudistuksessa opas on suunnattu ennen kaikkea pienille ja keskisuurille organisaatioille. Yksittäisten henkilöiden ja/tai mikroyritysten verkkosivuprojektit ovat usein yhden henkilön harteilla. Suuryritysten sivuprojektit ovat taas kompleksisuudessaan aivan oma lukunsa.

Toivomme vilpittömästi että oppaasta on teille hyötyä ja apua. Otamme mielellämme vastaan ideoita ja ehdotuksia siitä, miten saisimme oppaasta vielä paremman. Jos haluat antaa palautetta, niin lähetäthän meille viestin alla olevaan osoitteeseen.

Agenda Helsinki oy
[email protected]

Olemme myös koonneet oppaan tarkistuslistat kätevästi yhdeksi listaksi:

LATAA LISTA PDF-MUODOSSA.

Verkkosivut pähkinänkuoressa

Verkkosivusto on joukko tiedostoja, jotka latautuvat verkko­selaimeesi kun lähetät yhteydenottopyynnön tiettyyn url-osoitteeseen. Nimipalvelin ohjaa pyynnön sille palvelimelle jolla tiedostot sijaitsevat, ja verkkoselaimesi esittää tiedostot ymmärrettävässä muodossa html-standardien mukaisesti. Verkkosivu toimii luultavasti jonkin tietyn sisällönhallinta­järjestelmän ehdoilla, mutta siitä sinun ei käyttäjänä tarvitse murehtia.

Jos sivujen ulkoasu on suunniteltu huolella, ensivaikutelmasi on luotettavasta ja selkeästä tiedonlähteestä, ja jos käyttöliittymä on tehty loogiseksi löytänet pian sen mitä etsit. Hyvä sisältö pitää sinut sivuilla pidempään, ja saa ehkä palaamaan uudelleenkin. On melko luultavaa että päädyit sivuille joko hakukoneen, markkinoinnin tai sosiaalisen median kautta.

1. Aikatauluta iso kuva

Aikataulutus kannattaa aloittaa projektin tärkeimmästä merkkipaalusta: julkaisun deadlinesta.

Kelaamalla halutusta julkaisuajasta taaksepäin saadaan realistinen kuva tarvitusta työajasta: viikko varalle, viikko johtoryhmän hyväksynnän saamiselle, viikko testaamiselle… Suunnittelun ja toteutuksen vaatimasta ajasta on parasta pyytää lausunto toteuttajalta.

Välitavoitteiden aikataulutus on erittäin suotavaa. Jos toteuttajalla on vahva mandaatti päättää asioista, voi projekti edetä nopeammin kuin tiiviissä yhteistyössä tilaajan kanssa toteutettava tai muuten useita hyväksymisvaiheita vaativa projektimalli. Projektin aikataulun täytyy realistisesti huomioida suunniteltavan saitin laajuus, tekninen vaativuus ja mukana olevien osapuolien määrä.

Tärkeä periaatepäätös on että jos odottamattomia hidasteita ilmenee, joustetaanko mieluummin aikataulusta vai julkaisun laajuudesta/laadusta. Viivästykset ovat todennäköisempiä kuin projektia nopeuttavat muutokset.

• Julkaisun tavoiteaika on päätetty.
• Välitavoitteet/merkkipaalut on määritelty.
• Laajuus, vaativuus ja osapuolien määrä on realistisesti huomioitu aikataulussa.
• On päätetty miltä osin aikataulusta ollaan valmiita joustamaan.

2. Budjetoi realistisesti

Budjetti on aikataulun ohella keskeisimpiä realiteetteja verkkosivuja(kin) suunnitellessa.

Avoin kommunikointi budjetista on kaikkien kannalta hyvä asia. Tällöin on helpompi varmistaa, että budjetissa pysytään ja tärkeimmät asiat varmasti huomioidaan kunnolla, mahdollisesti vähemmän tärkeiden kustannuksella.

Kun työt etenevät, on luultavaa että myös uusia ideoita, vaatimuksia ja mahdollisuuksia nousee esiin: vaikkapa huomataan jokin uusi tekninen vaatimus, keksitään jokin merkittävä parannusidea tai todetaan että osa sisällöntuotannosta pitääkin hankkia muualta omien kiireiden takia.

Osa budjetista on siis alussa hyvä jemmata. Hyvä arvio voisi olla 80/10/10 prosenttia tiedossa olevien tarpeiden, julkaisuun haluttujen uusien vaatimusten ja toisen julkaisuversion lisäysten kesken. Verkon luonteeseen kuuluu että kaikki kehittyy, joten kaikkea ei ole pakko saada mukaan ensimmäiseen julkaisuun!

• Projektin budjetti on tiedossa.
• Budjetista ja siinä pysymisestä on keskusteltu toteuttajan kanssa.
• Osa budjetista on jätetty varalle.

3. Priorisoi tavoitteet

Aseta heti aluksi kriteerit projektin onnistumiselle.

Pelkkä budjetissa ja aikataulussa pysyminen tuskin riittää. Tarvitaan myös laadullisia mittareita. Esimerkiksi: tuottaako sivusto enemmän toivottuja lopputuloksia, kuten onnistuneita asiointeja tai liidejä myynnille? Vähentääkö se tarvetta vastailla asiakkaiden kysymyksiin maililla ja puhelimitse?

Tavoitteet ovat erilaisia tärkeydeltään: jotkin ovat kriittisiä, toiset tärkeitä ja kolmannet “nice to have”. Verkkosivuille asetetut vaatimukset ovat tässä suhteessa myös tavoitteita, jolloin niitä voidaan vastaavasti priorisoida tärkeyden mukaan. Esim. Onko kieliversiointien toteutus täysin samanlaajuisena pakollista vai toivottavaa? Entä ovatko kaikki toiminnallisuudet yhtä tärkeitä?

Muista myös viestiä tästä selkeästi! Silloin voit odottaa selkeää yhteisymmärrystä myös projektin muiden osapuolien kanssa. Kannattaa keskittyä siihen että ensimmäiseen julkaisuun (“minimum viable product”) on saatu mukaan ainakin kaikki kriittinen. Realismia on odottaa että uusia versioita tullaan julkaisemaan myöhemmin. Mietintämyssyyn ja jatkokehityslistalle mahtuu aina tavaraa.

• Projektille on selvät onnistumisen kriteerit.
• Tavoitteet on priorisoitu.
• Osa tavoitteista on luokiteltu mahdollisiksi jatkokehitysideoiksi.
• Muut osapuolet tuntevat tavoitteet.

4. Jaa vastuualueet

Tee päätöksentekoprosessista ja vastuunjaosta näkyvää.

Liian usein verkkosivut tippuvat organisaatiossa vastuualueiden väliin, tai ne ovat jonkun “iltapuhde” varsinaisen työn lisäksi. Kun verkkosivuja lähdetään toteuttamaan, täytyy ensimmäisenä valita joku vastaamaan projektin päivittäisestä kommunikaatiosta ja päätöksenteosta.

Seuraavaksi kannattaa selvittää, keneltä projektissa tullaan tarvitsemaan hyväksyntiä tai päätöksiä. Haluaako johtoryhmä tai kulmahuone nähdä jotain, ja missä vaiheessa projektia? Onko projektissa mukana olevalla työryhmällä oikeasti lopullinen päätöksentekovalta?

Kun “kovat” kysymykset on selvitetty, kannattaa myös miettiä pehmeää vallankäyttöä: mitä sidosryhmiä projektiin halutaan ottaa mukaan, millä tavoin ja missä vaiheessa projektia? On pelkästään järkevää osallistaa esimerkiksi myyntiä ja asiakaspalvelua projektin aikana, mutta jatkuva vapaamuotoinen kommentointi ei välttämättä ole oikea tapa. (Parempi on sopia etukäteen aika jolloin kommentteja pääsee antamaan, ja tuolloinkin on annettu kohtuulliset raamit sille mihin asioihin kommentteja toivotaan.)

On selvää

• kenellä on projektin päivittäinen vetovastuu
• kuka tekee lopulliset päätökset
• mihin asioihin tarvitaan erillinen hyväksyntä
• keneltä kysytään palautetta ja milloin
• kuka vastaa mistäkin osa-alueesta verkkosivujen toteutuksessa
• kuka toimii jatkossa sivujen teknisenä yhteyshenkilönä.

5. Varmista jatkuvuus

Vältä tietojen menetys ja yhteyksien katkeaminen.

Erityisesti, kun aiempi versio verkkosivuista on olemassa, kannattaa miettiä mikä on säilyttämisen arvoista. Tyypillisesti vähintään ansaittu hakukonenäkyvyys ja osa sisällöistä halutaan pitää. Luultavasti vanhassa rakenteessa, ulkoasussa ja toiminnal­lisuuksissa on myös onnistumisia – nämä on hyvä tunnistaa.

Ota varmuuskopiot kaikesta! Jos uusi sivu jyrää vanhan tai aiemmasta palvelintilasta luovutaan, on sisältöjen perään turha haikailla myöhemmin. Luultavasti vanha versio on parempi kätkeä kuin tuhota.

Mieti mitä tapahtuu vanhoille linkeille, jotka johtavat sivuillenne. Uudelleenohjauksilla kokonaan katkenneita linkkejä voidaan välttää. Jos verkkosivu on integroitu muihin järjestelmiin, kannattaa tästä kasata selkeä dokumentointi ja varmistaa että muut osapuolet ovat tilanteen tasalla. Myös analytiikan tuottamaan käyttäjädataan halutaan luultavasti luoda jatkumo.

• Varmuuskopiot on otettu.
• Analytiikkadatan jatkuvuus on varmistettu.
• Vanhojen linkkien katkeaminen / uudelleenohjaukset on tarkistettu.
• Rajapinnat / integraatiot muualle on kuvailtu.

6. Tunne käyttäjäsi

Tarkastele käyttäjiäsi sekä lukuina että yksilöinä.

Käyttäjien riittävään ymmärtämiseen on monia keinoja. Tärkeää on yhdistellä sekä laadullisia että määrällisiä tarkastelutapoja, mutta tärkeintä on ylipäätänsä pohtia mitä käyttäjistä tiedetään.

Osa tiedonhankinnan tavoista on tutkimuksellisia: suoraan asiakkailta saatu palaute, tulkittu analytiikkadata ja toteutettujen kyselyiden tulokset ovat kaikki loistavaa taustamateriaalia verkkosivujen toteutukseen. Näistäkin täytyy tehdä jonkinlainen synteesi, jotta olennainen nousee esiin.

Suunnittelutyötä varten on myös muita, tulkinnallisempia keinoja. Käyttäjäpersoonien luominen auttaa konkretisoimaan numeroita yksilöiksi, ja toimii työkaluna tarkistaa noudattaako suunniteltu tulos oikeita tarpeita. Käyttäjäpolun kartoittaminen auttaa hahmottamaan ison kuvan: verkkosivuilla asiointi on vain osa käyttäjän matkaa.

Mitkä ovat keskeisimpiä kanavia, joista käyttäjäsi saapuvat tai joihin heille jaetaan sisältöjä sivuilta? Nämä kanavat kannattaa huomioida erityisen tarkkaan. Tunnista tärkeimmät sisällöt verkkosivuilla, ja varmista että navigointi niihin on mahdollisimman helppoa.

• Kokoa taustamateriaalit ja tiivistä olennainen.
• Luo käyttäjäpersoonat.
• Kartoita keskeiset käyttäjäpolut.
• Tunnista tärkeimmät kanavat.
• Määrittele tärkeimmät sisällöt.

7. Kuvaile toiminnallisuudet

Määrittele yksityiskohtaisesti miten asioiden pitää toimia.

Harvat asiat ovat itsestäänselvyyksiä. On yllättävää kuinka paljon muuttujia ja päätöksiä mahtuu yksinkertaistenkin toiminnallisuuksien toteuttamiseen. Verkkosivuille toteutettava verkkokauppa saattaa vaatia käyttäjähallinnan suunnittelua ja toteutusta, ja ehkä sivuille suunnitellun yksinkertaisen laskurin pitäisikin kyetä lähettämään laskelma sähköpostilla? Huomaa myös integroinnit taustajärjestelmiin ja erilaiset upotukset muualta.

Mitkä asiat liittyvät toisiinsa ja millaiseen jatkokehitykseen pitäisi varautua? Mitä tarkemmin kuvailet miten asioiden tarkalleen halutaan toimia, sitä paremmin lopputulos vastaa toiveita.

Jos tarkka hahmottaminen tuntuu vaikealta, kannattaa hyödyntää toimittajan asiantuntemusta ja pyytää heitä käymään suunniteltuja toiminnallisuuksia yhdessä läpi niin että mukana on projektiin suunniteltu teknisen vastuun ottava henkilö. Tällainen kommunikaatio on hyödyllistä kaikkien osapuolten kannalta, ja auttaa varmistamaan budjetissa ja aikataulussa pysymisen, lopputuloksen laadun sekä kaikkien mielenrauhan.

• Sivuilta vaaditut toiminnallisuudet on kuvailtu yksityiskohtaisesti.
• Mahdolliset yhteydet taustajärjestelmiin on määritelty.
• Toiminnallisuudet on käyty läpi yhdessä teknisen vastuun ottavan toteuttajan kanssa.

8. Satsaa sisältöön

Varaudu sisällön suunnitteluun, tuottamiseen ja syöttämiseen.

Verkkosivut ovat ennen kaikkea alustoja sisällölle, ja vastaavasti sisällön tarkoitus on palvella käyttäjää.

Verkkosivua luodessa on syytä luoda sisältösuunnitelma. Yksinkertaisimmillaan se voi olla lista ranskalaisia viivoja ja otsikoita, mutta pian sitä on syytä jalostaa ja laajentaa niin että se auttaa hallitsemaan myös sisällön tuotantoa projektin edetessä.

Huomaa, että kaikki sisältö ei ole tekstiä: videot, valokuvat, kuvitukset ja infografiikka ovat kaikki sisältöä, joka täytyy joko olla olemassa tai tuottaa. Esimerkiksi videot tai podcastit täytyy luultavasti myös sijoittaa johonkin ulkopuoliseen palveluun, jottei oma palvelin kuormitu liikaa.

Tärkein sisällön kulminaatio tapahtuu navigaatiossa, joka täytyy suunnitella sisällön ehdoilla. Navigaatiossa tulee ehdottomasti noudattaa käyttäjälle jo tuttuja ratkaisuja, mutta sisällön laajuus määrittelee millainen navigaatioratkaisu on toimivin.

Hyvä sisältö ei synny itsestään. Harkitse ammattilaisen käyttöä apuna, ja varaa aikatauluun riittävästi aikaa sisällöntuotantoa varten. Mieti myös kuka sisällön tulee syöttämään sivuille.

• Tärkeimmät sisällöt on tunnistettu.
• Sisältösuunnitelma on tehty.
• Olemassaolevat sisällöt (esim. kuvapankki, videot) on kartoitettu.
• Tarvitun uuden sisällön tuotanto on suunniteltu ja aikataulutettu.
• Sisällön syöttäminen on jonkun vastuulla.

10. Valitse oikean kaliiberin CMS

Valitse verkkosivujen julkaisujärjestelmä resurssien ja tavoitteiden mukaisesti.

Käytännössä jokainen nykyaikainen verkkosivu on toteutettu sisällönhallintajärjestelmällä (Content Management Systems = CMS). Ehdottomasti suosituin näistä on WordPres, joka on käytössä noin joka kolmannessa verkkosivustossa. WordPressin valtteja ovat ilmaisuus, avoimuus ja erittäin laajat jatkokehitysmahdollisuudet. Verkkosivuista on mahdollista tehdä juuri sellaiset kuin halutaan. Haasteeksi voi mainita sen, että suurin osa kehityksestä vaatii perustason ohjelmointitaitoja.

Hyvin pienille organisaatioille toimivia ratkaisuja voivat olla kevyet julkaisujärjestelmät kuten Squarespace tai Wix. Ne ovat helppoja ottaa käyttöön, vaivattomia ylläpitää ja toimivat selkeällä kuukausimaksumallilla joka kattaa myös palvelinylläpidon. Valmiit teemat tarjoavat helpon tavan saada sivuista hienon näköiset. Huono puoli on erittäin rajoitettu jatkokehitys, sillä nämä alustat toimivat vahvasti omilla ehdoillaan eikä teemoja ole juuri mahdollista muokata.

Kun verkkosivuihin liittyy teknisesti vaativia toiminnallisuuksia, voivat Drupal tai Joomla tulla kysymykseen. Varoituksen sanana: niiden yleinen trendi on laskeva, osaajat harvassa ja edellisiin ratkaisuihin verrattuna hintalappuun voi tulla kymmenen lisäkerroin. Oma lukunsa ovat enterprise-tason julkaisujärjestelmät esimerkiksi Microsoftilta. Näiden käyttöönotot ovat valtavia ja kalliita projekteja, joissa “verkkosivujen” käsite venyy äärimmilleen.

• Vertailu mahdollisten julkaisujärjestelmien välillä on tehty.
• Vertailu valmiin teeman vs. yksilöllisesti räätälöidyn ulkoasun välillä on tehty.

11. Vertaile palvelinratkaisuja

Valitse palvelinympäristö punniten kapasiteettia, palvelutasoa ja erityisvaatimuksia.

Palvelinympäristöä valittaessa ensimmäinen kysymys lienee, tarvitaanko asiakaspalvelua. Jos halutaan että palveluntarjoaja pystyy myös ottamaan vastaan toimeksiantoja ja vastaamaan viesteihin, on suositeltavaa harkita jonkin paikallisen toimijan valintaa. Yksinkertaisimpia hosting-valintoja ovat webhotellit, joissa saa valmiiksi asennetun tilan jaetulta palvelimelta.

On mahdollista myös hankkia virtuaalipalvelin tai kokonaan oma palvelin, jolloin saa rutkasti lisää kapasiteettia ja tehoa – rahaa vastaan. Tällöin päätyy helposti myös itse ottamaan enemmän vastuuta sivuistaan. Jos IT-tukea saa omasta talosta tai luottokumppanilta, avautuvat voimakkaat vaihtoehdot kuten Amazonin tai Googlen pilvipalvelut.

Palvelimella olennaista on latausnopeuden lisäksi myös sen kyky ottaa vastaan kuormitusta. Joillakin aloilla on myös säädeltyä missä ja miten dataa saa säilyttää. Tee valintasi siis omien tavoitteidesi, resurssien ja toiminnallesi asetettujen vaatimusten mukaisesti.

• Palvelinympäristö on päätetty.
• Palvelimen tehokkuus on arvioitu riittäväksi.
• Tekninen yhteyshenkilö/-taho palvelinasioista on tiedossa.

12. Huomioi Google

Hyödynnä Googlen työkalut huomioiden niistä seuraava vastuu.

Useimmille verkkosivuille Google on kuin sää tai muu luonnon­voima, joka on aina huomioitava ja jonka muutoksiin on aina reagoitava. Hakukoneen portinvartijana Googlella on valtava vaikutusvalta verkkosivujen rakennetta, sisältöä ja aktiviteettia kohtaan.

Sinänsä Googlen työkalut ja profiili ovat eri asia kuin verkkosivut, ja niihin liittyvistä vaatimuksista kannattaa aina sopia erikseen. Voidaan olettaa että ammattimainen verkkosivujen toteuttaja noudattaa useimpia hyviä käytäntöjä hakukonetta myötäillessään, mutta hakukone- ja muu Google-optimointi on jatkuva taistelu, jossa palkitaan pitkäjänteinen ja määrätietoinen toiminta erityisesti sisällöntuotannossa.

Useimmat haluavat asettaa sivuilleen ainakin Googlen seurantakoodin, mutta jo tämä velvoittaa evästeilmoitukseen ja tietosuojaselosteen laatimiseen. Varmista että toimit näiden suhteen GDPR-säädösten mukaisesti. Googlen työkalut mahdollistavat myös tarkemman käyttäjädatan keräämisen ja mittaamisen. Hakusanamainonta kannattaa linjata verkkosivujen sisällön kanssa. Mainonta luo myös kehitystarpeita, kuten kampanjakohtaisiin saapumissivuihin. Myös Googlen yritysprofiilia voi olla hyvä täydentää.

Seuraavat on huomioitu:

• Google Analytics
• tietosuojavaatimukset
• hakukoneoptimointi
• verkkomainonnan tarpeet.

13. Ajattele julkaisua pidemmälle

Laadi jatkuvan ylläpidon ja kehityksen suunnitelma.

Hienoa, uusi saitti on julki! Mitä seuraavaksi? Oliko julkaisu “hiljainen” vai mainostettu? Kuinka pitkään voit odottaa saavasi teknistä tukea projektin puitteissa? Entä milloin tavoitteiden toteutuminen mitataan?

Ennemmin tai myöhemmin jotain verkossa muuttuu. Verkon eri toimijat muuttavat palveluitaan ja niiden rajapintoja jatkuvasti. Jotkin valitut ratkaisut vanhenevat tai niiden kehitys loppuu. Julkaisualusta tai lisäosat saattavat tarvita versiopäivityksiä. Uusia tietomurtoyrityksiä kehitetään jatkuvasti. Myös sisältö alkaa heti vanhenemaan.

Realismia on odottaa että mikään ei pysy valmiina ikuisesti, joten parasta on varautua jonkinlaiseen jatkuvaan kehitykseen – tai vähintään ylläpitoon. Sisällön säännöllinen päivittäminen ja pakolliset versiopäivitykset lienevät tässä asiassa minimivaatimus. Kannattaa myös varmistaa että oleellisille vastuualueille on nimetty henkilö. Jatkokehitykselle on hyvä varata jonkinlainen budjetti.

• Jatkuvista ylläpito- ja päivitystarpeista on käsitys.
• Jatkokehitykselle on suunniteltu budjetti.
• Vastuuhenkilöt julkaisun jälkeisille vastuualueille on nimetty.

Agenda Helsinki tarjoaa verkkosivujen suunnittelua, toteutusta ja huolenpitoa. Olemme toteuttaneet erilaisia ja eri kokoisia verkkosivuja yrityksille, järjestöille ja julkisen sektorin toimijoille kuten ministeriöille ja virastoille.

LUE LISÄÄ KUINKA TOTEUTAMME VERKKOSIVUT.