Hyvä briiffi – kuusi vinkkiä suunnittelutyön rajaamiseen

suunnittelutyon-briiffaaminen-1.jpg

Asiantuntijatyötä ja suunnittelua vaativan tehtävän rajaaminen ei ole aina helppoa. Saamme yhtä usein sekä seikkaperäisiä että hyvinkin avoimia tiedusteluja erilaisista toimeksiannoista. (Ilahdumme molemmista!)

Erityisen tärkeää on rajaaminen. Mikä on tärkeintä? Mikä melko tärkeää? Mikä nice to have, mitä ei tarvita lainkaan?

Alla on näkökulmia joista suunnittelun briiffin rajaamista voi lähestyä, sekä konkreettisia kysymyksiä joita pohtia. Toivottavasti näistä on sinulle apua erilaisten suunnittelutöiden briiffaamisessa ja hankkimisessa, kompeksisista käyttöliittymistä yksinkertaisiin esitteisiin.

 

1

Laita työ kontekstiin

Harva asia pysyy valmiina pitkään, ja erityisesti digitaalisten palveluiden kohdalla realistista on olettaa jonkinlainen tuleva jatkokehitys. Jokainen suunnittelupäätös tehdään parhaan senhetkisen tiedon valossa, ja vastaavasti jokainen edistysaskel tuo esiin uusia kehitysideoita. Työtä sovittaessa kriittistä on ymmärtää konteksti, eli mihin työn kohde sijoittuu laajemmassa kuvassa, sekä mitä sovittavan työn aikana pitää ja voidaan realistisesti saavuttaa.

  • Millainen on projektin tai toimeksiannon tausta?
  • Missä elinkaaren vaiheessa suunniteltava asia on? Luodaanko jotain kokonaan uutta, vai uudelleensuunnitellaanko vanhaa?
  • Halutaanko saada aikaiseksi mvp (minimum viable product) julkaisua varten, vai ottaa seuraava konkreettinen kehitysharppaus eteenpäin?
  • Onko työlle päätetty selkeä budjetti, ja onko se realistinen työn laajuuden kanssa?
  • Mitkä ovat kriittisiä tavoitteita, mitkä ”nice to have”.

2

Kuvaile työn kohde konseptina

Hyvä konseptin kuvailu tiivistyy muutamaan lauseeseen, mutta sellaista voidaan laajentaa laajaksikin raportiksi. Selkeä konseptikuvailu auttaa kaikkia hahmottamaan mitä ajetaan takaa, ja antaa jotain mihin tehtävää työtä voidaan myöhemmin peilata.

  • Onko suunnittelun kohteen luonne selkeästi kirjoitettu auki?
  • Kenelle se on suunnattu ja miksi?
  • Millaisia tavoitteita lopputulokselle on asetettu?
  • Kuinka konkreettisesti lopputulos osataan kuvitella?
  • Millaisia taustamateriaaleja tai tietoa on olemassa?

3

Huomioi käyttäjät

Käyttäjistä harvoin puhutaan ja heitä huomioidaan liikaa. On myös aivan liian helppoa kuvitella, että käyttäjä haluaa samaa kuin itse. Vain aidosti eläytymällä käyttäjän näkökulmaan ja käyttämällä oikeaa pohjatietoa on mahdollista välttää suurimmat sudenkuopat, joita helposti seuraa kun työtä tehdään vain omista lähtökohdista. Omat ja käyttäjän tavoitteet pitää linjata yhteen.

  • Millainen käyttäjäpolku halutaan rakentaa?
  • Onko käyttäjiä määritelty esimerkiksi käyttäjäpersoonien ja kyselyiden kautta?
  • Ketkä ovat tärkein käyttäjäryhmä?
  • Mitkä muut ryhmät pitää huomioida?
  • Mitä käyttäjistä tiedetään (esim. kyselyt ja analytiikkadata)?
  • Tiedetäänkö käyttäjäpolulta kriittisiä kohtia tai riskejä, joihin on syytä keskittää erityistä huomiota?

4

Muista sisältö

Hyvä sisältö ei synny itsestään. Sisältösuunnitelma, sisältötekstien tuotanto, käyttöliittymätekstit, visuaaliset sisällöt (kuten valokuva ja video) täytyy kaikki tuottaa jotenkin. Ne pitää (tai ainakin kannattaa) ensin suunnitella, sitten luonnostella, tuottaa, iteroida ja tarkastaa. Tärkeintä on tietää mikä on se “suuri tarina” joka halutaan kertoa (konsepti)?

  • Kenellä on yleisvastuu sisällöstä?
  • Jaetaanko sisältövastuuta tarkemmin osiin?
  • Tiedetäänkö jo millaista sisältöä ylipäätään halutaan?
  • Pitääkö sisältöä hankkia kolmannelta osapuolelta?

 

5

Ulkoasun arvioinnille parametrit

Ulkoasua ei kannata määritellä yksittäisen ihmisen mielipiteiden perusteella – ennemmin kannattaa puhua siitä, miten ulkoasu noudattaa olemassaolevaa brändiohjeistusta tai tukee asetettuja mielikuvatavoitteita. Benchmarkkaus on erinomainen tapa luoda jaettu ymmärrys vaikeasti sanallistettavista visuaalisista kysymyksistä. Huomattavan iso osa ulkoasusta rakentuu visuaalisista sisällöistä, kuten kuvituksista ja valokuvista.

  • Mihin ulkoasu perustuu?
  • Onko olemassaolevaa brändiohjeistusta tai muuta ohjeistusta?
  • Voidaanko ulkoasulle asettaa selkeitä tavoitteita? (Muuten kuin ”näyttää hyvältä”)
  • Onko benchmarkkeja, joita voisi esitellä jo tässä vaiheessa?
  • Kuuluuko visuaalisten materiaalien hankinta tai tuottaminen ulkoasuvastuuseen vai sisältövastuuseen?

6

Kuvittele elämä projektin jälkeen

Kaikella on suunnittelutyön jälkeen elinkaarensa:esimerkiksi painotuotetta jaellaan muutama vuosi, jonka jälkeen sen sisältämä tieto voidaan arvella vanhentuvan. Yritysilmettä haluttaneen päivittää noin viiden vuoden päästä, mutta jos pohja on vankka, muutokset ovat huomaamattomia. Digitaalisen kokonaisuuden, esimerkiksi käyttöliittymän, elämä jatkuu aktiivisemmin ja paljon nopeammassa rytmissä. Versio 1.1:stä seuraa versio 1.2.

  • Mitataanko onnistumista jotenkin?
  • Mitä tapahtuu projektin tai toimeksiannon valmistuttua?
  • Mikä on seuraava askel?
  • Onko seuraava kehitysjakso tai versiointi jo suunniteltu?
  • Kauanko tällä versiolla pitää pärjätä?

Anssi Kokkonen on visuaalisesti orientoitunut UX-suunnittelija, jolla on takanaan vankka graafisen suunnittelijan tausta. Anssi on valmistunut graafiseksi suunnittelijaksi (TaM) Aalto-yliopistosta, ja työskennellyt laajasti sekä visuaalisen suunnittelun että käytettävyyden parissa. Anssi on ollut vastaavia suunnittelijoita mm. Helsingin kaupungin verkkosivujen uudistuksessa.